把多变的流程整理成流程表

不少活动是在变动中筹备的：讲者很晚才确认，仪式改了时间，场地更换了厅。如果等所有细节都定下来才筹划摄影，就太迟了；如果太早拿一份没有标注的草稿出来，我们的摄影师又不知道哪些可以信赖。

本文说明如何把变动中的流程整理成我们的摄影师能用的流程表。它属于流程表、重点与人手安排总览的一部分。

为什么要先分享草稿？

因为拍摄时数、人手、器材，以及要向场地询问的位置，都取决于流程。一份如实标注的早期草稿，比太晚才送到的完美流程更有用。

在活动形式尚未确定时规划摄影说明了更早阶段的做法，那时连活动形式都还没定。

草稿怎样标注？

每一行用三个标签之一。

标签请放在单独一栏，不要写进文字里。“欢迎致辞，大概十点”只会让人猜测；“欢迎致辞，上午十点，暂定，由陈先生周五前决定”就清楚多了。

谁负责每项修改？

每个暂定项都需要一位负责人和一个日期。负责人可以是主办方、场地经理或讲者的助理。没有名字，这些项目会一直暂定到最后一刻。

如果有好几个人会修改流程，请统一由一位联络人发出更新。与多位决策者商定摄影重点说明如何避免指示互相冲突。

流程什么时候算定稿？

请设一个日期。过了这天，只有紧急情况才能改动流程表。选一个让我们的摄影师来得及反应的日期，并商定由谁发出最终版本。

每个版本都要写上日期和编号，并请我们的摄影师确认手上的是哪一版，避免有人依据上星期的版本工作。

时间在变，什么保持稳定？

您的重点。必拍时刻、关键人物和赞助商的需要，可以在流程变动时保持不变。我们的重点照片清单工具帮您把重点和时间分开。只要重点清楚，某个环节挪后一小时，影响不大。

假设的例子

例如，一场社区颁奖晚宴还有三星期。场地已确认，但主宾几点到、两个奖项的先后，以及开场有没有文化表演，都还没有决定。

计划可以把晚宴开始和颁奖标成已确认（只定顺序、未定时间），主宾到场标成暂定并写上负责人，表演标成未知。重点清单不变：主宾、得奖者与颁奖嘉宾，以及表演（若举行）。最终流程在活动前五天定稿。

较晚的变动如何影响预订？

时数、人手或范围的变动，可能影响报价。较晚的变动如何处理，我们会以书面确认。押金支付后修改摄影范围说明会遇到什么情况。

想测试时间变动对拍摄时数的影响，可以使用我们的拍摄时数规划工具。

让最终流程表保持清晰

流程定稿后请记录下来。在活动前记录最终的摄影需求说明要写哪些内容。活动当天流程仍可能变动，所以请给我们的摄影师一位提示联络人，做法见活动进行得比流程表快时的拍摄安排。

需要先决定的问题

谁保管流程的主文件？有变动时谁通知我们的摄影师？影响人手或时数的变动，最迟可以在哪一天提出？如果流程表和现场情况不符，我们的摄影师该怎么做？

一个实用的习惯，是在流程表最上方放一份简短的变动记录：日期、改了什么、谁批准。我们的摄影师看三行字，就不必比对两份长文件。如果筹委会人数不少，请指定一个人负责更新记录，并请我们的摄影师每次收到更新都回复一声，让您知道已经送达。

把流程表和负责更新的人告诉我们，我们会确认变动的通知方式。