活动当天客户临时追加的拍摄需求

在活动公司负责的活动上，有两方都可能下指示：一是委托我们的摄影师的活动公司，二是为活动出资的最终客户。大多数时候两者意见一致。当意见不一致，或客户提出新要求时，我们的摄影师就夹在中间。

本页属于我们的活动公司与定期活动摄影委托指南，处理一个实际的问题：现场的要求如何送到正确的决定者手上。

为什么会有现场要求？

客户看着活动一路展开，会想到自己需要什么。一位资深宾客到场了，客户想要一张人像。出现了流程表上没有的产品亮相时刻。讲者增加了一个环节。这些都很自然，通常也合理。

难处在于，每一个要求都可能占用原本为其他事情安排的时间、人手或注意力，也可能改变活动公司对自己客户的承诺。我们的活动期间批准额外摄影工作解释了为什么批准很重要。

谁可以批准变更？

请在活动前以书面确定。最简单的规则有三部分：

1. 活动公司指定一位批准人，另有一位后备。
2. 我们的摄影师礼貌地接受客户的要求，并转交给批准人。
3. 获批的变更用一则简短的书面记录确认。

这个规则保护每一方。客户知道自己的要求有人处理。活动公司掌控范围和成本。我们的摄影师也不必猜测。

我们的摄影师不必询问就可以做什么？

一点弹性可以让当天更愉快。可以事先约定一个小范围，例如为已经在场的人临时多拍一张，只要不影响必拍时刻。超出这个范围的，就交给批准人。

通常需要批准的例子：

• 增加拍摄时长。
• 第二个地点或另外一场拍摄。
• 新增成品，例如一组人像或快速交付的一批照片。
• 改变谁可以收到照片。

我们的摄影范围变更记录表提供了一个简单的方法，随时记录每一项变更。

一个说明用的例子

假设一家活动公司承办一场300位宾客的企业会议。午休时，客户团队的一位高层要求我们的摄影师为十位董事拍一组人像，而这不在简报之内。

我们的摄影师向客户道谢，说明范围变更要经过活动公司的活动经理，并发一则简讯给这位经理。经理查看时间表和预算，与客户商议后回复。如果获批，我们以书面确认新的要求并调整拍摄。如果没有，我们就继续按约定的简报工作。

当流程表和要求冲突时

一个要求可能与已计划好的时刻冲突。我们的重叠的计划活动如何取舍说明如何排列优先次序。由批准人而不是我们的摄影师决定哪一个时刻要让步。

节目进行中的提示也是同样的道理。如果活动公司有节目指挥，要求应通过这条途径传到我们的摄影师。我们的通过活动公司的节目指挥协调摄影师有更多说明。

活动之后

回顾这份要求记录。凡获批的，成为最终范围和发票的一部分。被拒绝的，只需记录下来。如果对约定的内容有分歧，这份记录和书面报价单就是起点。我们的客户与摄影师对约定范围有分歧解释了常见的处理步骤。

维护好客户关系

婉拒或延后一个要求，不一定要让人感到被拒绝。我们的摄影师可以说，要求已转给活动公司的联络人，很快会有答复。客户通常能接受清楚而有礼的途径，这也保护了三方之间的合作关系。

活动前先谈妥

请把活动公司的批准人和后备人选的名字、电话发给我们，并说明哪些小要求可以直接答应。我们会把批准途径和变更记录方式写进报价单，客户在现场提出要求时，每个人都知道该怎么处理。