Apabila persidangan merentasi beberapa bangunan, masa bergerak antara bangunan juga perlu dirancang. Ukur masa berjalan yang sebenar, semak pintu, kawalan keselamatan dan lif, dan tandakan sesi yang bertindih dengan peralihan. Cadangan itu kemudian dapat menyatakan dengan jujur sesi mana yang diliputi sepenuhnya, mana yang separa dan mana yang perlu dibincangkan dengan lebih lanjut.
Jadual aturcara menunjukkan sesi dalam petak yang kemas, seolah-olah setiap bilik hanya beberapa langkah dari yang seterusnya. Apabila persidangan menggunakan beberapa bangunan, perjalanan sebenar antara sesi boleh mengambil lima, sepuluh atau lima belas minit, bergantung pada lif, kawalan keselamatan dan cuaca.
Halaman ini sebahagian daripada panduan kami tentang fotografi persidangan dan konvensyen. Halaman kami tentang persidangan berbilang trek dengan sesi serentak membincangkan soalan umum tentang membahagikan krew antara bilik; halaman ini menambah faktor jarak.
Ukur peralihan yang sebenar
Mulakan dengan peta. Tandakan setiap bangunan, pintu masuk dan bilik, serta laluan antaranya. Kemudian minta seseorang daripada pasukan anda berjalan seperti perwakilan, sambil membawa beg, dan catat masanya.
Masukkan perkara yang tidak ditunjukkan dalam jadual: menunggu lif, melalui kaunter keselamatan, melintas jalan atau tempat letak kereta, naik beberapa tingkat. Senarai semak fotografi tempat majlis boleh digunakan untuk mencatat pintu akses dan sekatan bagi setiap lokasi.
Kesan peralihan terhadap liputan
Setiap peralihan mengeluarkan jurugambar kami dari satu bilik dan melewatkan ketibaan di bilik seterusnya. Berjalan sepuluh minit antara dua sesi yang bermula berselang lima minit bermakna sesi kedua tidak dapat diliputi dari awal.
Senaraikan sesi yang berada di kedua-dua belah peralihan, dengan jarak masa antaranya. Di sinilah cadangan perlu menyebut "liputan separa" dengan jujur. Panduan kami tentang memilih antara aktiviti terancang yang bertindih menunjukkan cara menyediakan keputusan itu.
Peraturan akses di setiap bangunan
Setiap bangunan mungkin mempunyai pengurus, prosedur masuk dan peraturan sendiri untuk jurugambar kami. Satu mungkin membenarkan pergerakan bebas, satu lagi mungkin memerlukan pengiring ke tingkat tertentu.
Tanya setiap tempat acara apa peraturannya, secara bertulis jika boleh. Panduan kami tentang mengesahkan tempat acara yang tepat sebelum meminta sebut harga menerangkan kenapa butiran itu penting. Jika peraturan berubah, penjejak perubahan akses tempat acara dan semakan semula menyimpan rekod.
Memutuskan sama ada krew kedua diperlukan
Jika sesi penting berlangsung serentak di bangunan berbeza, seorang jurugambar kami tidak dapat meliputi kedua-duanya. Pilihannya termasuk bertanya kami sama ada jurugambar kedua boleh disertakan, skop yang dikurangkan untuk bangunan yang kurang diutamakan atau menerima detik terpilih sahaja.
Perancang aktiviti serentak dan krew membantu anda menguji pilihan itu. Panduan kami tentang membajetkan beberapa tempat atau bilik serentak menerangkan implikasi kos tanpa menyebut angka.
Contoh andaian
Sebagai contoh, bayangkan persidangan dengan pleno di auditorium utama dan bengkel di bangunan seberang halaman, sepuluh minit berjalan kaki. Bengkel bermula lima minit selepas pleno tamat.
Jurugambar kami meliputi pleno sehingga ia selesai, berjalan ke bangunan bengkel dan tiba lima minit selepas permulaan. Penganjur menerima bahawa detik awal setiap bengkel akan terlepas melainkan jurugambar kedua disertakan. Ini contoh andaian sahaja.
Peralatan dan logistik
Membawa peralatan antara bangunan memerlukan usaha. Tanya sama ada terdapat bilik selamat di setiap bangunan tempat beg boleh ditinggalkan, dan sama ada tempat duduk bas ulang-alik tersedia. Panas dan hujan menjejaskan perjalanan, dan kadangkala peralatan juga.
Jika persidangan berlangsung beberapa hari, corak pergerakan mungkin berubah setiap hari. Halaman kami tentang fotografi persidangan berbilang hari menerangkan cara menyemak rancangan setiap pagi.
Komunikasi antara bangunan
Penyelaras yang dinamakan di setiap bangunan memudahkan pengendalian perubahan. Kelewatan di satu tempat acara merebak ke yang seterusnya. Sepakati cara krew akan dimaklumkan, dan kekerapan rancangan disemak.
Apa yang kami sahkan
Kami mengesahkan secara bertulis senarai bangunan, masa peralihan yang diandaikan, sesi dengan liputan separa dan sebarang krew tambahan. Jika masa yang diukur berbeza daripada andaian pada hari acara, kami menyesuaikan rancangan bersama penyelaras anda.
Menyemak peralihan selepas hari pertama
Masa berjalan yang diukur sering berbeza daripada yang sebenar apabila orang ramai, kelewatan dan cuaca ditambah. Selepas hari pertama, tanya krew dan penyelaras anda peralihan mana yang lebih lama daripada dirancang, dan laraskan agihan hari berikutnya. Jika sesuatu laluan berulang kali menyebabkan permulaan terlepas, pertimbangkan mengalihkan masa mula sesi atau bertanya kami sama ada jurugambar kedua boleh disertakan untuk blok itu. Hantarkan peta dan senarai bangunan, dan kami akan menandakan sesi yang boleh diliputi sepenuhnya.
Senarai semak
- Senaraikan bangunan, bilik dan masa sesi.
- Ukur masa berjalan antara bangunan, termasuk lif dan kawalan keselamatan.
- Tanya setiap tempat acara tentang akses, peralatan dan peraturan fotografi.
- Tandakan sesi yang bertindih dengan peralihan.
- Susun sesi mengikut kepentingan.
- Sepakati bangunan mana, jika ada, yang memerlukan krew sendiri.
Hantarkan senarai bangunan dan bilik beserta masa dan laluan antara tempat acara, dan beritahu kami sesi mana yang paling penting. Kami akan menyemak peralihan itu dan menunjukkan sesi mana yang diliputi sepenuhnya, separa, atau perlu dibincangkan sama ada jurugambar kedua boleh disertakan.
Dapatkan sebut harga untuk lokasi andaSoalan lazim
Bagaimana anda menganggar masa perjalanan antara bangunan?
Kami meminta peta dan, jika boleh, lawatan jalan kaki atau masa yang diukur oleh pasukan anda. Lif, pemeriksaan keselamatan, cuaca dan orang ramai semuanya menambah masa. Kami menambah masa lebihan dan menyemaknya pada hari acara bersama penyelaras anda.
Bolehkah seorang jurugambar anda meliputi dua bangunan dalam satu blok sesi?
Kadangkala, untuk lawatan singkat. Jika sesi di kedua-dua bangunan penting dan bertindih, seorang jurugambar kami tidak dapat berada di kedua-duanya. Kami membincangkan keutamaan, atau sama ada jurugambar kedua boleh disertakan, dan menyepakati peraturan secara bertulis.
Bagaimana jika kami menggunakan bas ulang-alik atau laluan yang lebih jauh?
Beritahu kami jadual bas dan laluan berjalan kaki. Bas yang berjalan setiap lima belas minit menjejaskan apa yang boleh diliputi. Kami merancang berdasarkan jadual sebenar, dan menandakan sesi yang peralihannya menjadi faktor penghad.
Adakah kami memerlukan akses berasingan untuk setiap bangunan?
Mungkin. Setiap tempat acara mungkin mempunyai penyelaras, peraturan akses dan sekatan peralatan sendiri. Tanya pengurus setiap bangunan apa peraturannya, dan kongsikan jawapannya. Kami mengikut peraturan bagi setiap lokasi.
Dapatkan sebut harga untuk lokasi anda
Hantarkan senarai bangunan dan bilik beserta masa dan laluan antara tempat acara, dan beritahu kami sesi mana yang paling penting. Kami akan menyemak peralihan itu dan menunjukkan sesi mana yang diliputi sepenuhnya, separa, atau perlu dibincangkan sama ada jurugambar kedua boleh disertakan.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: