Mendapatkan gambar anda apabila e-mel anda akan ditutup

E-mel kerja, akaun sekolah dan peti mel jawatankuasa tidak kekal. Orang berhenti, tempoh tamat dan akaun ditutup. Jika gambar terikat pada akaun sebegitu, akses boleh hilang bersamanya, kadang-kadang tanpa amaran.

Panduan ini ialah sebahagian daripada panduan kami yang lebih luas tentang penyerahan, suntingan dan pemeliharaan gambar acara.

Mengapa ini satu risiko?

Penghantaran sering dialamatkan kepada e-mel seorang. Pautan galeri, halaman muat turun dan mesej pemberitahuan semuanya pergi ke situ. Apabila akaun itu ditutup, pautan mungkin berhenti berfungsi, pemberitahuan mungkin tidak sampai, dan tiada siapa dapat membuktikan siapa menerima apa.

Risikonya paling besar apabila orang yang menganjurkan acara telah berhenti. Gambar mungkin masih wujud, tetapi jalan untuk mencapainya telah hilang. Sedikit perancangan sekarang memastikan penghantaran selamat.

Siapa yang patut menerima gambar sekarang?

Pilih seseorang yang dijangka masih ada setahun lagi, dan mempunyai kuasa untuk memegang gambar bagi pihak kumpulan. Dalam syarikat, ini mungkin ketua jabatan atau pegawai rekod. Dalam jawatankuasa, mungkin setiausaha atau pengganti dalam jawatan. Dalam keluarga, mungkin saudara yang dipercayai.

Elakkan menamakan akaun peribadi tanpa menyemak bahawa organisasi bersetuju. Gambar sekolah, syarikat atau acara komuniti mungkin mempunyai peraturan tentang di mana ia disimpan dan siapa boleh memegangnya. Jika penyelaras utama anda tidak dapat dihubungi, melantik penyelaras sandaran apabila penganjur utama tidak dapat dihubungi menerangkan prinsipnya.

Apa yang patut diberitahu kepada jurugambar kami?

Tulis mesej pendek dengan lima perkara.

1. Acara dan tarikhnya, supaya penghantaran yang betul ditemui.
2. Penerima lama dan tarikh akaun akan ditutup.
3. Penerima baharu dan peranannya.
4. Pengesahan bahawa penerima baharu diberi kuasa.
5. Apa yang anda mahu: pautan dihantar semula, penghantaran dialamatkan semula atau salinan nota.

Minta balasan secara bertulis. Kami mengesahkan apa yang boleh dihantar semula atau dialamatkan semula di bawah perjanjian anda. Jika anda telah kehilangan akses kepada e-mel yang digunakan untuk penghantaran, apabila klien kehilangan akses kepada e-mel yang digunakan untuk penghantaran galeri merangkumi kes itu.

Bagaimana melindungi fail itu sendiri?

Jangan biarkan fail dalam galeri dan berharap pautan bertahan. Muat turun set penuh, sahkan dan simpan bersama pemilik baharu. Langkahnya sama seperti mana-mana penghantaran baharu: bandingkan bilangan, buka contoh dan simpan salinan kedua. Menyemak kelengkapan muat turun sebelum galeri tamat tempoh menerangkannya.

Kemudian serahkan dokumen. Sebut harga, pengesahan dan nota penghantaran menunjukkan apa yang dipersetujui, siapa yang menugaskan kerja dan apa kegunaan yang dibenarkan. Tanpanya, pemilik baharu mungkin tidak tahu had penggunaan.

Contoh andaian

Sebagai contoh, bayangkan sebuah jabatan yang mengadakan malam anugerah kakitangan. Penyelaras yang menempah jurugambar kami akan berhenti pada akhir bulan, dan e-mel kerjanya akan ditutup bersamanya. Pautan galeri berada dalam peti masuknya.

Beliau meminta pengurusnya menamakan pengganti, dan pengurus menamakan pegawai komunikasi baharu. Penyelaras menulis kepada jurugambar kami dengan butiran dan meminta pengesahan penerima baharu. Beliau memuat turun dan mengesahkan set penuh, menyimpannya dalam pemacu kongsi jabatan, dan menyerahkan sebut harga serta nota. Pada hari terakhirnya, pemacu kongsi menyimpan segala-galanya, dan pegawai baharu tahu di mana hendak mencari.

Bagaimana jika masa sangat suntuk?

Mulakan dengan acara paling penting: muat turun dahulu, dan sahkan apa yang boleh. Beritahu jurugambar kami tarikhnya dan tanya apa yang mungkin. Tamat tempoh galeri dan arkib jurugambar kami menerangkan mengapa pautan dan arkib berbeza, dan mengapa anda tidak patut menganggap pautan akan kekal.

Setelah serah terima selesai, gunakan perancang arkib gambar kami untuk merekod di mana fail berada, dan pelan perkongsian foto dan privasi untuk mencatat siapa boleh melihatnya. Jika anda juga menukar penyedia storan, memindahkan arkib foto acara apabila bertukar penyedia storan akan membantu.

Beritahu kami acara, tarikh dan penerima baharu. Kami mengesahkan secara bertulis apa yang boleh dialamatkan semula.