Untuk mesyuarat lembaga dan pemegang saham, keputusan pertama ialah sama ada fotografi diperlukan semasa prosiding sama sekali. Banyak syarikat hanya meluluskan detik tertentu, seperti ketibaan, gambar luas bilik sebelum mesyuarat bermula atau gambar kumpulan penutup. Akses, kandungan dan pelepasan dikawal oleh wakil syarikat yang dibenarkan, dan gambar tidak menggantikan rekod rasmi syarikat.
Mesyuarat lembaga dan pemegang saham bersifat rasmi. Ia mempunyai agenda, pengerusi, kertas kerja dan kadangkala keputusan sensitif. Fotografi boleh dilakukan, tetapi mesti terhad, dibenarkan dan dikendalikan dengan berhati-hati. Soalan yang lebih berguna bukanlah bagaimana hendak merakam mesyuarat itu, tetapi sama ada perlu merakamnya sama sekali.
Halaman ini ialah sebahagian daripada panduan kami tentang fotografi mesyuarat profesional dan acara persatuan. Untuk AGM persatuan, lihat fotografi untuk mesyuarat agung tahunan organisasi.
Adakah fotografi diperlukan semasa prosiding?
Selalunya jawapannya tidak. Syarikat mungkin mahukan rekod suasana dan orangnya, bukan perbincangan. Ketibaan, pandangan luas bilik sebelum mesyuarat bermula, lembaga yang duduk dan gambar kumpulan penutup sering mencukupi untuk laporan atau komunikasi dalaman.
Fotografi semasa prosiding memerlukan persetujuan pengerusi dan sebab yang jelas. Jika tiada siapa dapat menamakan kegunaan gambar sebegitu, mungkin lebih baik ia ditinggalkan.
Undang-undang, kontrak, peraturan tempat dan dasar syarikat
Beberapa perkara berbeza boleh mengawal fotografi di mesyuarat. Ini termasuk keperluan undang-undang, perlembagaan syarikat, kontrak, peraturan pihak tempat dan dasar syarikat sendiri. Setiap satu berbeza, dan kami mengasingkannya dalam taklimat.
Untuk keperluan undang-undang, peguam boleh menasihati anda. Tanya setiausaha syarikat atau penasihat undang-undang anda mana yang terpakai, dan beritahu kami apa yang telah diputuskan. Kami mengikut arahan bertulis wakil yang dibenarkan.
Siapa yang mengawal akses dan pelepasan?
Namakan seorang wakil yang dibenarkan. Akses bermaksud di mana jurugambar kami boleh pergi dan bila. Pelepasan bermaksud gambar mana yang boleh keluar daripada syarikat dan untuk kegunaan apa.
Panduan kami tentang siapa yang boleh membenarkan arahan fotografi untuk tempahan kumpulan menerangkan mengapa seorang yang dibenarkan mengelakkan arahan yang bercanggah. Kami hanya menerima arahan daripada mereka.
Bahan sulit dan sensitif harga
Mesyuarat sebegini mungkin melibatkan kertas, slaid dan perbincangan yang sulit atau sensitif harga. Gambar boleh merakam semua itu dengan cara yang tidak dimaksudkan oleh syarikat.
Sepakati kertas dan skrin mana yang mesti kekal di luar bingkai, dan maklumkan jurugambar kami. Panduan kami tentang gambar acara yang menunjukkan maklumat perniagaan sulit menerangkan risikonya, dan kami menyemak setiap gambar sebelum penghantaran.
Hadirin dan pemegang saham
Pemegang saham dan tetamu hadir atas sebab masing-masing. Beritahu hadirin lebih awal bahawa fotografi akan berlangsung, dan beri mereka cara untuk membangkitkan bantahan. Syarikat yang menentukan caranya, tetapi nota dalam notis mesyuarat atau papan tanda di pendaftaran ialah kebiasaan.
Panduan kami tentang arahan penganjur dan pilihan individu tetamu menerangkan keseimbangannya.
Contoh andaian
Sebagai contoh, bayangkan syarikat mengadakan mesyuarat pemegang saham di dewan hotel untuk kira-kira dua ratus hadirin. Wakil yang dibenarkan meluluskan gambar pendaftaran, lembaga yang duduk sebelum mesyuarat bermula dan gambar kumpulan penutup. Fotografi berhenti apabila pengerusi membuka agenda.
Jurugambar kami hadir selama tiga puluh minit pertama, keluar semasa prosiding dan kembali di penghujung. Ketua hal ehwal korporat meluluskan gambar sebelum dilepaskan. Ini sekadar ilustrasi.
Maruah dan sikap berhemah
Mesyuarat lembaga dan pemegang saham boleh melibatkan keputusan yang menjejaskan pekerjaan dan kewangan seseorang. Kami hanya mengumpul maklumat peribadi yang diperlukan, dan mengelak mengenal pasti individu pada detik sensitif. Taklimat yang terkawal dan dibenarkan melindungi semua orang.
Tempoh liputan, pasukan dan penghantaran
Liputan lazimnya singkat dan dilakukan oleh seorang jurugambar kami. Kami mengesahkan tarikh, tempat, pasukan, penghantaran dan sebut harga secara bertulis. Tanya kami sama ada perkara tambahan boleh disertakan untuk tarikh anda.
Soalan untuk diselesaikan sebelum hari mesyuarat
Tanya siapa yang menyambut jurugambar kami semasa ketibaan, di mana jurugambar kami menunggu apabila fotografi tidak dibenarkan dan bagaimana pengerusi memberi isyarat perubahan. Putuskan apa yang berlaku jika agenda berubah atau perkara sensitif ditambah pada minit terakhir. Sepakati juga sama ada pengarah atau pemegang saham boleh meminta sesuatu imej dialihkan selepas penghantaran, dan bagaimana permintaan itu dikendalikan. Jawapan bertulis mengelakkan keputusan tergesa-gesa pada hari itu. Hantarkan jawapan anda bersama jenis mesyuarat, dan kami akan menyediakan pelan yang terkawal.
Senarai semak
- Namakan wakil syarikat yang dibenarkan.
- Tanya setiausaha syarikat atau penasihat undang-undang apa yang terpakai bagi fotografi.
- Senaraikan detik yang diluluskan untuk fotografi.
- Putuskan bagaimana hadirin dimaklumkan dan bantahan dikendalikan.
- Tandakan kertas, slaid dan skrin yang mesti kekal di luar bingkai.
- Sepakati siapa yang meluluskan pelepasan dan untuk kegunaan yang mana.
Hantarkan jenis mesyuarat, wakil yang dibenarkan dan detik yang telah diluluskan oleh syarikat. Kami akan menggariskan pelan yang terkawal dan mengesahkannya secara bertulis.
Bincang mesyuarat lembaga andaSoalan lazim
Adakah fotografi dibenarkan semasa mesyuarat lembaga?
Itu bergantung pada dasar syarikat dan pengerusi. Tanya setiausaha syarikat atau penasihat undang-undang anda apa yang terpakai, dan beritahu kami jawapannya. Banyak lembaga hanya meluluskan detik sebelum dan selepas mesyuarat.
Siapa yang membenarkan jurugambar anda?
Wakil syarikat yang dinamakan, selalunya setiausaha syarikat atau ketua hal ehwal korporat. Mereka memutuskan apa yang dirakam, di mana jurugambar kami boleh berdiri dan siapa yang meluluskan pelepasan. Kami hanya menerima arahan daripada orang itu.
Bagaimana dengan pemegang saham di dalam bilik?
Hadirin mungkin tidak menjangka akan dirakam. Tanya syarikat bagaimana ia memaklumkan hadirin dan mengendalikan bantahan. Panduan kami tentang arahan penganjur dan pilihan individu tetamu menerangkan keseimbangannya, dan kami mengikut notis syarikat.
Bolehkah gambar menunjukkan kertas atau skrin?
Hanya jika syarikat bersetuju. Kertas lembaga dan slaid sering mengandungi bahan sulit atau sensitif harga. Sepakati apa yang mesti kekal di luar bingkai, dan kami menyemak gambar sebelum penghantaran.
Bincang mesyuarat lembaga anda
Hantarkan jenis mesyuarat, wakil yang dibenarkan dan detik yang telah diluluskan oleh syarikat. Kami akan menggariskan pelan yang terkawal dan mengesahkannya secara bertulis.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: