Proses pembekal pilihan berbeza dari satu syarikat ke syarikat lain, jadi tanya keperluan sebenar dan jangan membuat andaian. Minta senarai klien atau agensi secara bertulis, tandakan item yang berkaitan dengan jurugambar kami, dan sepakati siapa yang menghantar apa dan menjelang bila. Fotografi kemudian dapat disahkan berdasarkan senarai semak yang jelas, bukan tekaan tentang apa yang lazimnya dibekalkan pembekal.
Syarikat yang lebih besar sering mengurus pembekal melalui satu proses. Mereka mungkin menyimpan senarai pembekal yang diluluskan, meminta dokumen sebelum kerja pertama atau memerlukan pesanan sebelum kerja bermula. Apabila agensi menjalankan acara untuk klien sedemikian, jurugambar kami berada dalam proses itu, walaupun tiada siapa yang menyebutnya.
Halaman ini ialah sebahagian daripada panduan kami tentang tugasan fotografi acara agensi dan berulang. Ia membantu anda mengetahui apa yang diperlukan proses itu tanpa mengandaikan kandungannya.
Mengapa tidak mengandaikan senarai piawai?
Syarikat menetapkan peraturannya sendiri. Satu mungkin memerlukan perjanjian bertandatangan, satu lagi pesanan belian, yang ketiga borang ringkas. Ada yang tiada langsung untuk kerja kecil. Oleh sebab tiada piawai, meneka menyebabkan kelewatan atau kerja yang tidak perlu.
Pendekatan yang lebih baik ialah meminta keperluan sebenar dan kemudian menyusunnya. Panduan kami tentang pesanan belian korporat dan orientasi pembekal untuk jurugambar menerangkan peringkat biasa dan mengapa masa penting.
Soalan untuk ditanya kepada klien atau agensi
Tanya soalan ini secara bertulis, dan simpan jawapannya:
- Adakah ada senarai pembekal atau proses orientasi untuk acara ini?
- Item mana yang mesti siap sebelum acara, dan mana yang boleh menyusul?
- Siapa penyelaras bagi setiap langkah?
- Adakah proses itu meliputi pembekal agensi, atau agensi sahaja?
- Adakah ada peraturan tentang pengeluaran invois, seperti nama, format atau alamat yang perlu digunakan?
- Adakah ada keperluan tapak, keselamatan atau akses untuk pembekal pada hari acara?
Sesetengah jawapan akan berbunyi "tidak berkenaan". Itu juga berguna, kerana ia menghapuskan ketidakpastian.
Agensi atau jurugambar kami: siapa yang menghantar?
Ada dua susunan biasa. Dalam satu, agensi mengendalikan proses klien dan jurugambar kami bekerja di bawah terma agensi. Dalam yang lain, jurugambar kami didaftarkan terus dengan klien. Kedua-duanya boleh dilaksanakan, dan sebut harga patut menyatakan yang mana digunakan.
Panduan kami tentang membayar untuk fotografi melalui agensi atau penganjur acara menerangkan cara pembayaran dan tanggungjawab lazimnya ditetapkan. Jika invois kami ditujukan kepada agensi, sahkan nama sah yang tepat; lihat mengesahkan nama sah pada sebut harga dan invois.
Contoh andaian
Sebagai contoh, sebuah agensi dilantik untuk acara tahunan 200 tetamu oleh klien yang mempunyai langkah kelulusan pembekal. Agensi bertanya klien apa yang perlu dipenuhi jurugambar kami. Jawapannya menyebut borang orientasi ringkas, pesanan belian yang dikeluarkan klien dan induksi tempat acara pada hari tersebut.
Kami kemudian akan mengesahkan secara bertulis siapa yang melengkapkan borang dan menjelang bila, entiti mana yang dinamakan pada sebut harga dan invois, dan siapa yang mengeluarkan pesanan belian. Kami akan menambah induksi itu pada pelan hari acara. Jika mana-mana item di luar keupayaan kami, kami akan menyatakannya dengan segera, supaya agensi mempunyai masa untuk menyesuaikan diri.
Masa dan susunan tugasan
Proses pembekal memerlukan masa, dan tarikh acara mungkin sudah tetap. Bermula awal membantu. Halaman kami tentang menyediakan skop fotografi sebelum klien akhir memilih ejen menerangkan cara menyediakan skop yang boleh digunakan setelah klien membuat keputusan.
Jika syarikat anda menulis taklimat untuk pembekal, pembina taklimat perolehan fotografi boleh membantu meletakkan keperluan di satu tempat.
Menyimpan rekod
Simpan rekod apa yang telah dihantar, kepada siapa dan bila, serta apa yang diterima. Apabila kakitangan atau pelulus berubah, rekod itu menunjukkan apa yang sudah dilakukan. Ini sangat berguna untuk program berulang, di mana dokumen yang sama mungkin diperlukan semula.
Jika proses berubah
Peraturan pembekal dikemas kini dari semasa ke semasa. Minta agensi memberitahu anda apabila klien mengubah prosesnya, dan semak sebelum setiap kitaran baharu sama ada jawapan terdahulu masih berlaku. Catatan ringkas tentang bila anda terakhir mengesahkan keperluan itu menjimatkan soalan berulang kemudian.
Apa yang kami sahkan bersama anda
Hantarkan senarai keperluan pembekal daripada klien akhir, dan kami akan mengesahkan secara bertulis mana yang boleh kami penuhi serta bertanya tentang apa yang kurang jelas, bukannya mengandaikan.
Senarai semak
- Minta keperluan pembekal klien atau agensi secara bertulis.
- Tandakan item yang berkaitan dengan jurugambar kami untuk acara ini.
- Sepakati siapa yang menghantar setiap item dan tarikh akhirnya.
- Semak nama sah dan butiran yang diperlukan pada sebut harga dan invois.
- Tanya sama ada pesanan belian, kelulusan atau proses orientasi mendahului acara.
- Catat sebarang keperluan insurans, akses atau induksi tapak yang dinamakan klien.
- Simpan rekod apa yang telah dihantar dan diterima.
Hantarkan keperluan pembekal yang berkaitan dengan tugasan ini, dan kami akan mengesahkan secara bertulis yang mana boleh kami penuhi dan yang mana perlu dibincangkan.
Hantar keperluan pembekal kepada kamiSoalan lazim
Apakah dokumen yang biasanya diperlukan pembekal pilihan?
Tiada senarai yang seragam. Sesetengah proses meminta butiran pendaftaran syarikat, maklumat bank atau perjanjian bertandatangan, dan yang lain meminta sangat sedikit. Minta senarai sebenar daripada klien atau agensi dan tandakan apa yang berkaitan dengan jurugambar kami untuk acara ini.
Siapa yang menghantar maklumat pembekal?
Sepakati perkara ini pada permulaan. Kadangkala agensi menghantar bagi pihak jurugambar kami dan kadangkala jurugambar kami berurusan terus dengan pasukan perolehan klien. Namakan penyelaras di setiap pihak dan tarikh akhir bagi setiap langkah.
Bagaimana jika proses mengambil masa lebih lama daripada garis masa acara?
Bangkitkan sebaik sahaja anda tahu. Masalah masa lebih mudah diselesaikan awal, contohnya dengan memulakan dokumen sebelum tarikh dimuktamadkan. Tanya apa yang mesti siap sebelum acara dan apa yang boleh menyusul.
Bolehkah jurugambar anda dilantik jika tidak berada dalam senarai pembekal pilihan?
Itu bergantung pada peraturan klien sendiri. Sesetengah klien membenarkan pengecualian dengan kelulusan dan yang lain tidak. Tanya klien atau agensi secara terus, dan jangan menganggap mana-mana jawapan. Jika pengecualian diperlukan, ketahui siapa yang boleh membenarkannya.
Hantar keperluan pembekal kepada kami
Hantarkan keperluan pembekal yang berkaitan dengan tugasan ini, dan kami akan mengesahkan secara bertulis yang mana boleh kami penuhi dan yang mana perlu dibincangkan.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: