Kerja tambahan pada hari acara paling mudah apabila seorang yang dinamakan boleh meluluskannya dan permintaan direkod serta-merta. Putuskan sebelum acara siapa yang boleh meluluskan jam tambahan, tugasan baharu atau hasil kerja baharu, dan bagaimana kos atau kesannya dinyatakan. Mesej bertulis yang ringkas pada hari itu lebih baik daripada permintaan lisan yang tiada siapa ingat.
Acara jarang berjalan tepat pada minit. Ucapan berlarutan, keluarga tiba lewat, penaja mahu satu gambar lagi. Jurugambar kami sering ditanya terus, dan persetujuan ringkas lebih awal menjadikan jawapannya mudah.
Panduan ini ialah sebahagian daripada panduan tempahan dan skop kami. Untuk apa yang berlaku apabila aturcara itu sendiri berubah, lihat aturcara berubah atau melebihi jam yang ditempah.
Mengapa hari acara berbeza
Pada hari acara, tiada masa untuk menelefon tiga orang. Permintaan datang dari pelbagai arah: tuan rumah, pengurusan tempat, pengurus, saudara-mara. Tanpa peraturan, krew terpaksa memilih sama ada bersetuju dengan semuanya atau menolak apa sahaja yang tidak dijangka. Kedua-duanya tidak membantu anda.
Peraturan seperti "hanya Cik Lim boleh meluluskan kerja tambahan, dan beliau akan menghantar permintaan melalui mesej" menghapuskan andaian dan melindungi bajet anda.
Tiga jenis kerja tambahan
| Jenis | Contoh | Apa yang perlu diputuskan |
|---|---|---|
| Jam lebih panjang | Majlis makan malam bermula lewat | Sama ada krew boleh kekal, dan bagaimana masa disebut harga |
| Tugasan baharu | Tetamu VIP tiba dan memerlukan potret | Sama ada krew boleh menambahnya tanpa terlepas perkara lain |
| Hasil kerja tambahan | Pilihan gambar pada malam yang sama diminta | Sama ada ia boleh dibuat langsung, dan menjelang bila |
Yang ketiga paling sukar dipenuhi. Jika sesuatu hasil kerja bergantung pada peralatan, kakitangan atau masa yang tidak dirancang, jawapannya mungkin tidak. Tanya kami sebelum acara sama ada sesuatu tambahan boleh dimasukkan untuk tarikh anda.
Pilih wakil yang meluluskan
Pilih seorang yang tahu bajet dan keutamaan. Orang itu perlu hadir di acara dan boleh dihubungi melalui mesej. Namakan wakil gantian jika dia sibuk atau tiada. Lihat melantik orang gantian yang boleh dihubungi apabila penganjur utama tiada.
Perancang tanggungjawab fotografi acara kami membantu anda mengagihkan peranan. Jika agensi terlibat, mesti jelas sama ada agensi atau anda yang meluluskan. Lihat menangani arahan yang bercanggah daripada klien dan agensi acara.
Rekod serta-merta
Rekod yang baik ada empat bahagian: apa yang diminta, siapa meluluskan, masanya dan kesan kepada jam atau kos. Mesej mencukupi jika jelas. Kami membalas mesej itu supaya kedua-dua pihak melihat teks yang sama.
Selepas acara, tambahkan rekod itu ke dalam fail tempahan. Log perubahan skop fotografi kami menyimpan semua ini dalam satu senarai. Jika kelulusan dibuat secara lisan, hantar ringkasan sejurus selepas itu. Lihat apa yang perlu direkodkan apabila jurugambar kami bersetuju dengan perubahan lisan.
Contoh andaian
Bayangkan malam anugerah korporat yang ditempah selama empat jam. Pada jam ketiga, tetamu utama tiba lewat dan aturcara beralih empat puluh minit. Pengurus acara menghantar mesej: "Tolong kekal sehingga 10.45 malam. Diluluskan oleh saya. Tolong sahkan."
Kami membalas dengan masa dan pengakuan. Pengurus memajukan kedua-dua mesej kepada bahagian kewangan. Selepas acara, masa tambahan disebut harga mengikut terma yang telah dipersetujui. Tiada siapa perlu membina semula apa yang berlaku.
Had apa yang boleh dijanjikan krew
Kami hanya boleh menjanjikan apa yang realistik. Krew yang ada komitmen lain selepas acara tidak boleh melanjutkan masa, dan krew tambahan tidak sentiasa boleh dipanggil ketika itu. Kami memberitahu anda sebelum acara apa yang fleksibel dan apa yang tidak, supaya wakil anda tidak terkejut.
Jauhkan tetamu daripada urusan ini
Tetamu dan saudara-mara sering meminta "satu lagi sahaja". Anda boleh memberi jawapan yang sopan, seperti "Sila tanya Cik Lim, yang mengatur tambahan." Minta pasukan anda berkata perkara yang sama. Kami akan menyampaikan permintaan kepada wakil yang dinamakan.
Apa yang kami lakukan
Sebelum acara, kami mencatat secara bertulis siapa yang meluluskan tambahan, dan bagaimana masa serta tugasan disebut harga. Pada hari acara, kami mengikut peraturan itu dan merekodkan setiap kelulusan. Lihat juga merekod taklimat fotografi akhir sebelum hari acara.
Menyemak selepas acara
Dalam beberapa hari selepas acara, senaraikan setiap tambahan yang diluluskan. Semak setiap satu berdasarkan rekod. Jika ada mesej yang hilang, minta nota kami tentang apa yang dipersetujui. Menyelesaikannya semasa ingatan masih segar mengelakkan perselisihan kemudian dan menunjukkan apa yang perlu dirancang untuk kali berikutnya.
Sebelum acara anda, hantarkan nama wakil yang meluluskan kepada kami, dan kami akan mencatat peraturan kelulusan itu dalam pelan.
Senarai semak
- Namakan seorang yang boleh meluluskan perubahan pada hari acara.
- Namakan wakil gantian dengan kuasa yang sama.
- Putuskan bagaimana masa atau tugasan tambahan disebut harga.
- Putuskan bagaimana kelulusan direkod, seperti mesej ringkas.
- Beritahu kami bahawa arahan tambahan hanya diterima daripada wakil itu.
- Beritahu pasukan anda ke mana permintaan tetamu dihalakan.
- Semak sebarang kelulusan pada hari acara selepas acara.
Beritahu kami siapa wakil yang diberi kuasa pada hari acara. Sebelum acara, kami akan menyatakan secara bertulis bagaimana lanjutan dan permintaan tambahan dikendalikan.
Tanya tentang masa tambahanSoalan lazim
Bolehkah mana-mana tetamu meminta gambar tambahan daripada jurugambar anda?
Tetamu boleh meminta, dan kami melayan dengan sopan, tetapi tambahan kepada skop yang ditempah memerlukan kelulusan wakil yang dinamakan. Beritahu tetamu ke mana permintaan perlu dihalakan, dan beritahu kami tentang peraturan itu.
Bagaimana jika acara berlarutan melebihi masa yang ditempah?
Wakil yang dinamakan memutuskan sama ada hendak diteruskan. Putuskan lebih awal bagaimana masa tambahan disebut harga dan sama ada krew boleh kekal. Kami mengesahkan kedudukannya secara bertulis kerana krew mungkin ada komitmen kemudian.
Bagaimana kami merekod kelulusan pada hari acara?
Hantar mesej ringkas: apa yang diminta, siapa meluluskan, masanya dan kesannya. Simpan bersama tempahan. Kami membalas untuk mengakuinya.
Bagaimana jika orang yang membuat tempahan tidak hadir?
Namakan wakil kedua dalam taklimat dan beri mereka kuasa. Panduan tentang melantik wakil gantian menerangkan caranya. Tanpa wakil, krew mungkin terpaksa menolak tambahan.
Tanya tentang masa tambahan
Beritahu kami siapa wakil yang diberi kuasa pada hari acara. Sebelum acara, kami akan menyatakan secara bertulis bagaimana lanjutan dan permintaan tambahan dikendalikan.
Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.
Kali terakhir disemak: