Rekod Perubahan Lisan pada Tempahan Fotografi

Banyak perubahan bermula dengan perbualan. Panggilan untuk melaraskan masa mula, berbual di tapak tentang gambar keluarga tambahan, persetujuan pantas untuk mengalihkan gambar kumpulan. Perbualannya cepat dan mesra, dan perubahan itu belum ditulis di mana-mana.

Panduan ini ialah sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang menempah fotografi majlis dan menyepakati skop.

Mengapa perubahan lisan menimbulkan masalah?

Orang mengingati perbualan secara berbeza. Pelanggan mungkin menyangka jurugambar kami bersetuju dengan satu jam tambahan, sedangkan jurugambar kami bermaksud "saya boleh cuba". Pengurus majlis mungkin mendengar versi ketiga melalui rakan sekerja. Pada hari majlis, tiada siapa dapat menyemak.

Nota bertulis menyelesaikannya. Ia tidak perlu rasmi atau panjang. Ia perlu spesifik, ringkas dan dihantar segera.

Apa yang patut ada dalam nota?

Tulis beberapa baris yang merangkumi:

Apa yang berubah. Contohnya, "liputan bermula 5.30 petang dan bukan 6 petang".
Siapa yang bersetuju. Nama orang di kedua-dua belah pihak.
Bila ia berkuat kuasa. Tarikh, dan masa jika berkaitan.
Siapa yang meluluskan bagi pihak pelanggan. Orang yang berkuasa untuk menerima.
Kesan harga atau masa. Sama ada terdapat perkara lain yang berubah.

Jika anda tidak pasti sama ada harga berubah, nyatakan dalam nota dan minta jawapan secara bertulis. Panduan kami tentang meminda skop selepas deposit dibayar menunjukkan apa yang terkandung dalam pindaan yang lengkap.

Bagaimana rupa nota yang baik?

Berikut contoh ayat ringkas: "Berikutan panggilan kita pada 12 Mac, kita bersetuju liputan akan bermula pukul 5.30 petang dan tamat pukul 10 malam. Diluluskan bagi pihak pelanggan oleh Cik Lee. Mohon sahkan dan beritahu kami jika sebut harga berubah."

Nota itu mempunyai tarikh, perubahan, pelulus dan permintaan pengesahan. Ia mengambil seminit untuk ditulis dan mengelakkan banyak kekeliruan pada hari majlis.

Siapa yang perlu tahu?

Nota ini bukan untuk jurugambar kami sahaja. Sesiapa yang bergantung pada perubahan itu patut melihatnya: pengurus majlis, wakil di tempat majlis dan orang yang mengendalikan jadual. Penjejak serah tugas taklimat fotografi kami ialah tempat menyimpan taklimat semasa dan perubahan bersama-sama, dan log perubahan skop fotografi merekodkan setiap perubahan dengan tarikhnya.

Jika perubahan menjejaskan tempat majlis, beritahu pihak tempat majlis juga. Panduan kami tentang menukar lokasi selepas menempah merangkumi kes itu.

Bagaimana jika perubahan berlaku pada hari majlis?

Perubahan pada hari majlis biasa berlaku dan perlu ditangani dengan pantas. Pelanggan mungkin meminta liputan tambahan bagi satu detik yang tidak dirancang. Jurugambar kami mungkin bersetuju jika boleh dan tidak mengganggu kerja lain.

Walaupun begitu, rekod ringkas membantu. Hantar mesej secepat mungkin: "Disepakati di tapak pada 7.15 malam: jurugambar kami meliputi upacara memotong kek pada 9 malam sebagai tambahan kepada aturcara yang dirancang". Panduan kami tentang meluluskan kerja fotografi tambahan semasa majlis menerangkan cara memutuskan. Panduan tentang perubahan aturcara dan jam yang melebihi masa merangkumi masa.

Contoh andaian

Sebagai contoh, penganjur persidangan menelefon jurugambar kami pada hari Isnin untuk memberitahu sesi penutup kini bermula pukul 4 petang dan bukan 5 petang. Jurugambar kami berkata dia boleh menyesuaikan diri. Penganjur menghantar nota petang itu: "Sesi penutup dialihkan ke 4 petang, seperti dibincangkan melalui telefon. Diluluskan oleh pengarah persidangan. Masa tamat liputan tidak berubah."

Jurugambar kami membalas petang itu juga untuk mengesahkan. Pada hari majlis, jadual, pasukan tempat majlis dan jurugambar kami semuanya bekerja berdasarkan versi yang sama.

Bagaimana jika orang yang meluluskan bukan orang yang berbual?

Jika orang yang anda berbual bukan pelulus, nyatakan. Nota boleh berbunyi "tertakluk kepada kelulusan pengarah pelanggan" dan kemudian merekodkan kelulusan apabila ia tiba. Panduan kami tentang tempahan fotografi melalui pembantu peribadi menerangkan mengapa perkara ini penting.

Apa yang kami sahkan

Apabila kami menerima nota tentang perubahan lisan, kami membalas secara bertulis untuk mengesahkannya, melaraskannya atau menerangkan mengapa ia tidak dapat dibuat. Pengesahan kami menyatakan tarikh, lokasi, krew, bahan yang dihantar dan sebarang perubahan pada sebut harga. Hantarkan nota anda melalui WhatsApp, dan kami akan membalas secara bertulis.

Senarai semak

Tulis nota pada hari yang sama dengan perbualan.

Nyatakan apa yang berubah dalam satu atau dua ayat.

Namakan siapa yang bersetuju dan siapa yang meluluskan bagi pihak pelanggan.

Nyatakan tarikh dan masa perubahan berkuat kuasa.

Nyatakan sama ada harga atau masa berubah.

Minta pengesahan bertulis dan simpan balasannya.

Soalan lazim

Adakah persetujuan lisan sah?

Itu soalan untuk penasihat anda sendiri, dan ia bergantung pada fakta serta syarat tempahan. Dari segi praktikal, perubahan lisan sukar dibuktikan dan mudah diingati secara berbeza. Rekod bertulis melindungi semua pihak, apa pun kedudukan undang-undangnya.

Siapa yang patut menghantar nota?

Mana-mana pihak boleh. Orang yang membuat permintaan biasanya menghantarnya kerana dia tahu maksudnya. Pihak lain kemudian membalas untuk mengesahkan atau membetulkannya. Siapa pun yang menghantar, kedua-dua versi harus berada dalam urutan mesej yang sama.

Berapa cepat nota patut dihantar?

Pada hari yang sama jika boleh, dan sebelum sesiapa dalam pasukan majlis bergantung pada perubahan itu. Ingatan cepat pudar, dan orang lain mungkin bertindak berdasarkan maklumat separa. Nota yang segera memastikan rekod kekal bersih.

Bagaimana jika jurugambar anda tidak bersetuju dengan nota saya?

Itu bermakna anda menemui masalahnya lebih awal. Balas, betulkan perkara itu dan sepakati teksnya. Jika perubahan tidak dapat dibuat, skop bertulis terdahulu kekal.

Hantar perubahan yang dipersetujui

Jika anda telah bersetuju dengan perubahan melalui telefon, hantar nota dua baris tentang apa yang dikatakan. Kami akan mengesahkannya secara bertulis atau memberitahu anda jika ada yang perlu diselaraskan.

Apa berlaku seterusnya: Anda hantar butiran majlis melalui WhatsApp. Pasukan kami membaca ringkasan itu, bertanya maklumat yang belum ada, kemudian mengesahkan secara bertulis sama ada tarikh, lokasi dan liputan boleh ditempah, bersama sebut harga. Membuka WhatsApp tidak menghantar apa-apa, dan mesej belum menjadi tempahan sehingga kedua-dua pihak mengesahkannya.

Persetujuan melalui telefon perlu ditulis