Menempah fotografi melalui pembantu peribadi anda

Pembantu melakukan banyak kerja yang tidak kelihatan: mencari pembekal, menyemak tarikh dan menguruskan kalendar seorang eksekutif. Fotografi hanyalah satu daripada banyak tugas yang mereka kendalikan. Susunan bertulis yang ringkas memastikan tempahan selamat untuk semua pihak.

Panduan ini ialah sebahagian daripada gambaran keseluruhan kami tentang menempah fotografi majlis dan menyepakati skop.

Siapa pelanggan?

Pelanggan ialah orang atau organisasi yang fotografi itu dibuat untuknya dan yang menanggung tanggungjawab di bawah sebut harga. Pembantu bertindak bagi pihak pelanggan. Ini nampak jelas, tetapi mudah terlupa apabila mesej datang daripada e-mel pembantu sedangkan sebut harga dialamatkan kepada pelanggan.

Nyatakan dengan jelas siapa pelanggan, siapa pembantu dan bagaimana mereka berkaitan. Jika pelanggan ialah syarikat, beritahu kami entitinya. Panduan kami tentang mengesahkan nama sah pada sebut harga dan invois menerangkan mengapa ini penting untuk pembayaran. Jika anda menempah untuk orang lain, panduan tentang menempah jurugambar kami bagi pihak orang lain juga terpakai.

Apa yang boleh diputuskan sendiri oleh pembantu?

Tarik garis sebelum tempahan. Ramai pembantu boleh mengendalikan perkara berikut dengan selamat:

• menghantar aturcara dan butiran lokasi
• bersetuju tentang logistik ketibaan seperti tempat letak kereta dan pintu masuk
• menyampaikan nombor telefon peserta lain
• menjawab soalan tentang jadual
• mengatur panggilan

Apa-apa di luar garis itu dirujuk kembali kepada pelanggan. Garis itu berbeza, dan pelangganlah yang menetapkannya. Beritahu kami garis itu supaya kami tahu bila perlu meminta pengesahan.

Apa yang memerlukan kelulusan pelanggan sendiri?

Perubahan penting memerlukan pelanggan. Ini termasuk:

1. Tarikh, masa dan lokasi.
2. Jam liputan dan bilangan jurugambar kami.
3. Apa yang pelanggan terima dan bila.
4. Jumlah kos dan susunan pembayaran.
5. Siapa yang boleh menggunakan gambar dan bagaimana.
6. Sebarang perubahan pada skop tugasan.

Jika pembantu menyampaikan perubahan, kami meminta pengesahan bertulis daripada pelanggan. Ini boleh berupa e-mel atau mesej ringkas. Ia melindungi pelanggan daripada perubahan yang tidak dimaksudkan, dan melindungi pembantu daripada dipersalahkan. Log perubahan skop fotografi kami ialah cara mudah untuk merekodkan apa yang berubah dan siapa yang meluluskannya.

Bagaimana kelulusan berfungsi dalam amalan?

Pilih kaedah yang sesuai dengan pelanggan. Ada yang suka membalas e-mel. Yang lain meluluskan melalui aplikasi mesej. Ada yang mahu panggilan ringkas dengan nota selepas itu. Apa pun pilihan anda, rekodkan siapa yang meluluskan, bila, dan apa yang tepat diluluskan.

Elakkan kelulusan yang wujud sebagai perbualan sahaja. Jika pelanggan bersetuju melalui telefon, pembantu boleh menghantar satu baris mesej selepas itu: "Disahkan dengan pelanggan melalui telefon pada 12 Mac: liputan dilanjutkan hingga 11 malam." Baris itu menjadi rekod. Panduan kami tentang apa yang direkodkan apabila jurugambar kami bersetuju dengan perubahan lisan menerangkannya dengan lebih terperinci.

Contoh andaian

Sebagai contoh, pembantu seorang pengarah syarikat menempah fotografi untuk majlis makan malam ulang tahun. Pembantu mengendalikan taklimat dan jadual. Pengarah telah memberitahu bahawa kos, tarikh dan penggunaan gambar memerlukan kelulusannya sendiri.

Dua minggu sebelum majlis, tempat majlis mengubah masa mula sejam lebih lewat. Pembantu memberitahu kami dan bertanya sama ada kami boleh menyesuaikan. Kami mengesahkan ketersediaan dan mengemas kini sebut harga, kemudian meminta kelulusan bertulis pengarah untuk masa baharu itu. Pengarah membalas melalui e-mel, pembantu memajukannya, dan rekod pun lengkap.

Bagaimana jika pembantu tidak dapat dihubungi?

Pembantu boleh bercuti, bertukar peranan atau sibuk pada hari majlis. Sepakati orang sandaran yang boleh dihubungi sebelum majlis, dengan had apa yang boleh diputuskan oleh orang itu. Panduan kami tentang melantik orang sandaran yang boleh dihubungi menerangkan caranya, dan perancang tanggungjawab fotografi acara membantu menyenaraikan siapa membuat apa.

Apa yang kami sahkan

Beritahu kami siapa pelanggan, siapa pembantu dan keputusan mana yang memerlukan pelanggan sendiri. Berdasarkan itu, kami menyediakan rekod yang menunjukkan siapa menerima sebut harga, siapa meluluskan dan bagaimana perubahan disahkan.